Sera ya Faragha

Imesasishwa mara ya mwisho: 5 Oktoba 2026

Hii ni tafsiri. Ikitofautiana na toleo la Kiingereza, toleo la Kiingereza ndilo litakalotumika.

Kwa ufupi

Tunatumia taarifa zako kuthibitisha wewe ni nani, kukuunganisha na umiliki wako wa hisa, kulipa gawio lako na kushughulikia maombi unayotutumia.
Hatuuzi data yako wala kuitumia kwa matangazo ya biashara.
Baadhi ya taarifa zinahitajika kisheria, kama vile uthibitisho wa utambulisho na KRA PIN yako. Taarifa yoyote ya hiari imewekewa alama ya hiari.
Unaweza kuona na kusahihisha data yako, kufuta akaunti yako mwenyewe, na kusimamisha matangazo wakati wowote.

Sisi ni nani

Image Registrars Limited ("Image Registrars", "sisi") ni msajili wa hisa nchini Kenya. Tunatunza rejista za hisa za kampuni ("watoaji hisa") na kuendesha tovuti na programu ya simu ya Investor Portal ("Portal") ili wanahisa wao waweze kuona na kusimamia umiliki wao wa hisa.

Kuhusu akaunti yako ya Portal na taarifa unazotupatia kupitia Portal, sisi ndio wadhibiti wa data chini ya Sheria ya Ulinzi wa Data ya Kenya, 2019 (Data Protection Act, 2019). Rejista ya hisa yenyewe ni ya mtoaji hisa: tunaitunza kwa niaba yake, kama mchakataji wake wa data.

Unaweza kutufikia kupitia:

Anwani: 5th Floor, Absa Towers, Loita Street, P.O. Box 9287-00100 GPO, Nairobi, Kenya
Simu: +254 709 170 000
Barua pepe: info@image.co.ke (tafadhali andika "Data protection" kwenye kichwa cha barua pepe)
Tovuti: www.image.co.ke

Tunachokusanya

Tunakusanya unachotupatia, kile ambacho rejista ya mtoaji hisa tayari inacho kukuhusu, na kiasi kidogo cha data ya kiufundi unapotumia Portal:

Akaunti: anwani yako ya barua pepe, nambari ya simu ya mkononi na lugha unayopendelea. Nenosiri lako linatunzwa na huduma ya kuingia ya Microsoft, ambayo hukuingiza kwa niaba yetu; sisi hatujawahi kuliona.
Utambulisho: jina lako kamili, uraia, nambari ya kitambulisho cha taifa au pasipoti, tarehe ya kuzaliwa na anwani, na nambari ya usajili wa kampuni unapowakilisha kampuni.
Nyaraka: nakala za kitambulisho au pasipoti yako na uthibitisho wa anwani, pamoja na nyaraka zinazoonyesha mamlaka yako ya kuendesha umiliki wa hisa, kama vile azimio la bodi, hati ya probate au barua za usimamizi wa mirathi, hati ya uwakili (power of attorney), cheti cha kuzaliwa au cha kifo, au taarifa ya akaunti ya pamoja.
Umiliki wa Hisa: nambari yako ya akaunti ya CDSC na hisa, gawio na malipo yaliyorekodiwa kwa jina lako kwenye rejista ya mtoaji hisa.
Wasifu: jinsia yako, hali ya ndoa, KRA PIN, kazi, mwajiri, chanzo cha fedha, kama wewe ni mtu mwenye nafasi ya kisiasa au ya umma (politically exposed person), kaunti na eneobunge, na jamaa wa karibu (jina, uhusiano, nambari ya simu, nambari ya kitambulisho au pasipoti na sehemu ya haki yake).
Maelezo ya malipo: akaunti ya benki au nambari ya pesa kwa simu ambayo gawio lako hulipwa.
Ulemavu (hiari): kama una ulemavu, aina yake na msaada wowote unaohitaji. Hii ni data nyeti ya kibinafsi. Wewe ndiye unayeamua kuitoa, na unaweza kubadilisha jibu lako wakati wowote.
Maombi na ujumbe: maswali, uhamisho, marekebisho na maombi ya barua ya UFAA unayotuma, idhini za wamiliki wa pamoja, pamoja na ujumbe na faili zinazobadilishwa na wafanyakazi wetu.
Data ya kifaa na usalama: aina ya kifaa unachotumia, tokeni ya arifa ya programu, anwani ya IP na maelezo ya kivinjari au programu wakati wa kuingia na kufanya vitendo muhimu, na misimbo ya mara moja tunayotuma kuthibitisha nambari yako ya simu au mabadiliko nyeti. Misimbo hiyo tunaihifadhi tu kwa umbo lililofichwa (hashed), na inaisha muda ndani ya dakika chache.

Jinsi tunavyoitumia, na kwa nini tunaruhusiwa

Kuendesha akaunti yako: kuifungua, kukuingiza na kuiweka salama. Tunahitaji hili ili kukupa huduma ya Portal.
Kukuthibitisha: kukagua utambulisho na nyaraka zako na kukulinganisha na rejista kabla hatujakuonyesha umiliki wowote wa hisa. Sheria inahitaji hili (Sheria ya Mapato ya Uhalifu na Kupambana na Utakatishaji wa Fedha Haramu, 2009 (Proceeds of Crime and Anti-Money Laundering Act, 2009) na kanuni za masoko ya mitaji), na inakulinda dhidi ya mtu mwingine kudai hisa zako.
Kushughulikia maombi yako: kupitia na kushughulikia maswali, uhamisho, marekebisho na barua za UFAA, na kusasisha rejista kwa maagizo ya mtoaji hisa.
Kulipa gawio: kulipa akaunti uliyoteua, kukata kodi kwa kutumia KRA PIN yako kama Sheria ya Kodi ya Mapato (Income Tax Act) inavyohitaji, na kupeleka gawio lisilodaiwa kwa Mamlaka ya Mali za Kifedha Zisizodaiwa (UFAA) kama Sheria ya Mali za Kifedha Zisizodaiwa, 2011 (Unclaimed Financial Assets Act, 2011) inavyohitaji.
Kukujulisha: kutuma misimbo ya uthibitisho, taarifa za maombi na arifa za gawio kwa barua pepe, SMS na arifa za programu. Hizi ni sehemu ya huduma.
Kushiriki matangazo: kutuma notisi za AGM na matangazo mengine ya watoaji hisa kupitia njia unazoruhusu. Unaweza kuzima njia, au kujiondoa kwenye matangazo yote, chini ya Mapendeleo ya mawasiliano.
Kulinda Portal: kutunza kumbukumbu za ukaguzi, kugundua udanganyifu na matumizi mabaya, na kurekebisha hitilafu. Hili ni kwa maslahi halali yetu na yako, na wakati mwingine linahitajika kisheria.
Maelezo ya ulemavu: tu kwa ridhaa yako ya wazi, na tu ili kutoa msaada unaoomba.

Wafanyakazi wetu ndio hufanya kila uamuzi kuhusu utambulisho wako na maombi yako; hatufanyi maamuzi kukuhusu kwa njia za kiotomatiki pekee. Hatuuzi data yako wala kuitumia kwa matangazo ya biashara.

Mahali data yako inapohifadhiwa

Portal na hifadhidata zake zinahifadhiwa kwenye Microsoft Azure nchini Afrika Kusini. Baadhi ya watoa huduma wetu huchakata data katika nchi nyingine, ikiwemo Marekani, ili kutuma barua pepe na arifa za programu. Tunahamisha data nje ya Kenya tu kwa kuzingatia kinga zinazohitajika na Sheria ya Ulinzi wa Data, 2019 (Data Protection Act, 2019), kama vile mikataba inayoilinda na watoa huduma wenye viwango vinavyotambulika vya usalama.

Muda tunaoihifadhi

Rejista ya hisa na rekodi za gawio: kwa muda ambao mtoaji hisa na sheria wanahitaji. Hizi ni kumbukumbu za kudumu za kampuni.
Ukaguzi wa utambulisho, nyaraka, maombi na ujumbe: ukiwa na akaunti, na baadaye kwa angalau miaka saba, kama sheria ya kupambana na utakatishaji wa fedha haramu inavyohitaji.
Arifa za programu na tovuti: hufutwa kiotomatiki ndani ya siku 90.
Kumbukumbu za usalama na ukaguzi: kwa muda unaohitajika kulinda Portal na kutimiza wajibu wetu wa kisheria.

Tunapoacha kuhitaji data, tunaifuta au kuifanya isitambulike.

Jinsi tunavyoilinda

Miunganisho yote kwenye Portal imesimbwa kwa njia fiche, na hifadhidata zetu zimesimbwa zinapohifadhiwa. Kuingia kunashughulikiwa na huduma ya utambulisho ya Microsoft, mabadiliko nyeti yanahitaji msimbo wa mara moja, wafanyakazi huona tu kile ambacho jukumu lao linahitaji, na tunatunza kumbukumbu ya nani alifanya nini. Kwenye programu ya simu, taarifa zako za kuingia zinatunzwa kwenye hifadhi salama ya simu yako.

Hatutawahi kukuomba nenosiri lako au msimbo wa mara moja kwa simu, SMS au barua pepe. Mtu yeyote akiuliza, usiutoe, na utujulishe.

Haki zako

Chini ya Sheria ya Ulinzi wa Data, 2019 (Data Protection Act, 2019) una haki ya:

kuambiwa jinsi data yako inavyotumika, ambayo ndiyo kusudi la sera hii;
kupata nakala ya data tunayoihifadhi kukuhusu;
kusahihishwa data isiyo sahihi au isiyokamilika. Unaweza kusasisha taarifa nyingi mwenyewe kwenye Portal; mabadiliko kwenye rejista hupitia ombi;
kufutiwa data ambayo hatulazimiki kuihifadhi;
kupinga jinsi tunavyotumia data yako, ikiwemo kwa matangazo;
kuondoa ridhaa uliyotoa, kama ya maelezo ya ulemavu, wakati wowote;
kupokea data uliyotupatia katika muundo wa kawaida wa kielektroniki;
kutokuwa chini ya uamuzi uliofanywa kwa njia za kiotomatiki pekee.

Ili kutumia haki zozote kati ya hizi, tuandikie barua pepe kwa info@image.co.ke ukiweka "Data protection" kwenye kichwa cha barua pepe, au tuandikie barua. Huenda tukahitaji kwanza kuthibitisha utambulisho wako, na tutajibu ndani ya muda ambao sheria inaweka.

Unaweza kufuta akaunti yako ya Portal mwenyewe wakati wowote, kwenye mipangilio ya akaunti kwenye tovuti au chini ya Mipangilio kwenye programu, au kutuomba tuifanye kwa niaba yako. Kuifuta kunaondoa njia yako ya kuingia na wasifu wako wa Portal; hakukuondoi kwenye rejista ya mtoaji hisa, wala hakufuti rekodi ambazo sheria inatulazimu kuzihifadhi.

Ukiwa hujaridhika na jinsi tulivyoshughulikia data yako, unaweza kulalamika kwa Ofisi ya Kamishna wa Ulinzi wa Data (ODPC) (www.odpc.go.ke). Tungethamini nafasi ya kurekebisha mambo kwanza.

Watoto

Portal ni ya watu wazima. Mzazi au mlezi anaweza kusimamia hisa zinazomilikiwa na mtoto. Wanapofanya hivyo, tunachakata taarifa za mtoto, kama jina lake, tarehe ya kuzaliwa na cheti cha kuzaliwa, kwa kusudi hilo tu na kwa ridhaa ya mzazi au mlezi.

Vidakuzi na hifadhi kwenye kifaa chako

Tovuti hutumia tu vidakuzi (cookies) vinavyohitajika ili ifanye kazi: kukuweka umeingia, kulinda fomu dhidi ya ughushi, na kukumbuka lugha yako. Hatutumii vidakuzi vya matangazo wala vya kufuatilia. Programu ya simu huweka taarifa zako za kuingia kwenye hifadhi salama ya simu yako, na mipangilio yako, kama lugha, kwenye kifaa chako.

Mabadiliko ya sera hii

Tunapobadilisha sera hii tutachapisha toleo jipya hapa lenye tarehe mpya. Mabadiliko yakiathiri kwa kiasi kikubwa jinsi tunavyotumia data yako, tutakujulisha kwenye Portal au kwa barua pepe kabla hayajaanza kutumika.

Masharti ya Matumizi